Juan Antonio Maldonado Molina.
Catedrático de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social.
Universidad de Granada.
1. Desde hace cerca de treinta años (en concreto desde la OM de 3 de abril de 1995), la Administración de la Seguridad Social usa medios electrónicos en la relación con sus administrados, contando además con una normativa específica (v.gr., Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social; Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social; Orden ESS/486/2013, de 26 de marzo, por la que se crea y regula el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social para la realización de trámites y actuaciones por medios electrónicos). Por ello, en un contexto en el que el debate se centra en lo que verdaderamente representa una transformación digital, como es el caso del uso del big data y la inteligencia artificial (línea en la que se sitúa el Real Decreto-Ley 2/2021, de 26 de enero, de refuerzo y consolidación de medidas sociales en defensa del empleo), lo sorprendente es que aún perviviera en nuestro país un procedimiento por el que la persona trabajadora tenía que hacer de “enlace” entre Administración y Empresa, imponiéndole la carga de entregar de una copia de un acto administrativo, como es una baja médica, que se le daba en papel. Ciertamente es una copia que podía remitirse por medios electrónicos, pero a la persona en baja se le atribuía el rol de mensajero del parte inicial, los de confirmación y el del alta médica.
Era un procedimiento obsoleto e ineficiente, porque una persona que se encuentra de baja por enfermedad o accidente no es el medio idóneo para transmitir esa información a un sujeto (empresa), que debe colaborar obligatoriamente con la Seguridad Social.
Eso es lo que en esencia ha hecho el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración. En su desarrollo se ha dictado la Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, por la que se modifica la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio.
Una reforma que entrará en vigor el 1 de abril de 2023, fecha a partir de la cual la empresa tendrá conocimiento de la baja, pero directamente a través de una comunicación electrónica por parte de la Administración, sin que la persona trabajadora sea intermediaria.
Su obsolescencia quedó aún más de manifiesto durante la pandemia derivaba del COVID-19, debiendo articularse mecanismos excepcionales que hacían evidente lo tortuoso del procedimiento. Y ello pese a que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ya había apostado por el uso generalizado de medios electrónicos en la gestión pública.
2. ¿Qué cambios se introducen? Al margen de aprovechar para adaptar la norma al lenguaje inclusivo (apartado 3 del artículo 2, apartado 4 del artículo 7), el principal cambio se sitúa en el nuevo artículo 7 del Real Decreto 625/2014, del que hay que subrayar más lo que elimina que lo incorpora. Así, ya hemos adelantado que suprime la obligación del trabajador de entregar en los tres días siguientes a la emisión de los partes de baja y confirmación copia al trabajador. Con la nueva regulación, se mantiene la entrega de una copia del parte de baja, confirmación o alta a la persona en baja, pero solo una copia, sin que deba entregarla. Será el servicio público de salud o, en su caso, la mutua ola empresa colaboradora (esto es una novedad) quien remita los datos contenidos en los partes médicos de baja (no la baja, sino datos) al INSS, por vía telemática, de manera inmediata, y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.
Ello no quiere decir, obviamente, que la empresa no tenga conocimiento de la baja. A su vez, será el INSS quien comunique a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta. Y es una comunicación para la que se fija un plazo igualmente perentorio: como máximo, también en el primer día hábil siguiente al de su recepción por el INSS.
Y como ocurría hasta ahora, el proceso se acaba con la obligación de las empresas de transmitir al INSS a través del sistema RED, con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial. Ahora bien, como novedad, se introduce una excepción, y es que dicha transmisión de datos cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa o empleador no tenga obligación de incorporarse al sistema RED.
Otras modificaciones reseñables son la introducida en el nuevo párrafo al final del artículo 2.3, que permite expresamente que los plazos de revisión médica fijados por el facultativo (tanto del servicio público de salud, de la empresa colaboradora o de la mutua) sean inferiores a los indicados en cada caso, cuestión que hasta ahora no estaba clara. Y otra es la supresión del número 4 del artículo 7 que señalaba que la no remisión de los partes médicos al INSS podrá dar lugar a dejar en suspenso la colaboración obligatoria de la empresa en el pago delegado de las prestaciones económicas por IT, y ello porque el citado incumplimiento ya constituye una infracción sancionable a través del correspondiente procedimiento.
Por último, se actualizan las remisiones que el RD 625/2014 hacía a TR de la LGSS de 1994, recogiendo los preceptos equivalentes del TR de la LGSS de 2015 (en concreto, cuando se refería a la disposición adicional quincuagésima segunda LGSS – que fue introducida por la Ley 35/2010– , desde 2016 debía entenderse realizada al artículo 170.1 y en el apartado 4 de la disposición adicional primera LGSS 2015).
3. ¿A qué procesos afecta? Respecto del ámbito temporal, la entrada en vigor de estas nuevas reglas se producirá el 1 de abril de 2023, contemplando la disposición transitoria única reglas específicas para los procesos en curso, a los que se les aplicarán siempre que no hayan superado los 365 días de duración. Materialmente, solo afecta a los procesos de IT, sin que sea de aplicación a los períodos de inactividad durante riesgo durante el embarazo, lactancia, nacimiento de hijo. Tampoco es de aplicación a los regímenes del mutualismo administrativo.